Digitalización y Destrucción de Documentos

¿Por qué digitalizar?

Digitalización es el proceso tecnológico que permite la obtención de uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra de un documento papel a través de técnicas fotoeléctricas de escaneado. (Definición del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública)

Reducción de costes, con en el tiempo de archivado, búsqueda de documentos y explotación de la información.

Incremento en la productividad del personal, al contar con más tiempo disponible y mayor facilidad de acceso a los documentos.

Ahorro en papel, tintas de impresora, fotocopiadoras, mobiliario de archivo, etc.

Reducción del espacio físico, al estar almacenado en formato electrónico.

Disponibilidad inmediata para su consulta, con posibilidad de acceso desde diferentes ubicaciones geográficas.

Confidencialidad de los documentos, al restringirse su acceso a las personas autorizadas.

Consulta de documentos simultáneamente, desde distintas localizaciones y perfiles.

Copias de seguridad de los documentos

Documentos oficiales, con posibilidad de firma digital.

Calidad en la impresión de las imágenes con dimensión similar a una fotocopia.

Durabilidad de los documentos, la documentación no pierde calidad ni se daña con el paso del tiempo.

Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

Versatilidad para generar nuevos documentos a raíz de los originales.

¿A quién está dirigida la digitalización?

La digitalización está dirigida a todas las pequeñas, medianas y grandes empresas o instituciones, interesadas en sustituir el papel por documentos digitales y beneficiarse de la innumerables ventajas que ésta ofrece.

Qdoc se compromete a realizar un trabajo de calidad y exhaustivo, de forma confidencial.

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Proceso de digitalización

El proceso de digitalización se lleva a cabo mediante una serie de pasos que podemos resumir en:

Preparación: Expurgo de documentación no útil, eliminación de duplicados, clasificación y enumeración de documentos, etc.

Evaluación de la Calidad: Vista previa de la digitalización de una muestra.

Digitalización: Escaneado de los datos/imágenes, OCR (reconocimiento óptico de caractéres)

Indización: Clasificación y etiquetado de los documentos digitalizados, para facilitar la posteriores búsquedas.

Grabación de la información: Incorporación al sistema propio de su empresa.

Archivo: Almacenamiento masivo.

Explotación de datos: Posibilidad de consultar y analizar la información contenida en los documentos.

Control de calidad final: Verificación de la calidad de las imágenes, del número de documentos, etc.

Posibilidad de destrucción certificada de la documentación innecesaria.

Toda la gestión de los documentos se realizará con la confidencialidad requerida en todas sus fases. Recogemos la documentación en el centro de trabajo para la digitalización en nuestro centro, o la realizamos en origen evitando desplazamientos.